بسته به نحوه عملکرد یک سازمان در مکان های مختلف، مدیریت تسهیلات را می توان به روش های مختلفی ساختار داد. برخی از شرکت ها بر یک سیستم مدیریت نگهداری تکیه می کنند، در حالی که برخی به هر سایت اجازه می دهند تا فرآیندهای خود را مدیریت کند.
مدیریت تسهیلات متمرکز و غیرمتمرکز نشان دهنده این دو رویکرد است. یکی روی سیستم های مشترک و رویه های استاندارد تمرکز دارد، در حالی که دیگری به مکان های فردی کنترل بیشتری بر تصمیم گیری ها می دهد.
این راهنما توضیح می دهد که هر دو مدل چگونه کار می کنند، بنابراین می توانید آنها را مقایسه کنید و تصمیم بگیرید که کدام تنظیمات برای عملیات شما مناسب است.
آیا می خواهید ببینید که چگونه یک سیستم می تواند درخواست ها، ارائه دهندگان و به روز رسانی ها را مدیریت کند؟ یک نسخه نمایشی با Trillium رزرو کنید!
مدیریت متمرکز تسهیلات چیست؟
مدیریت متمرکز تسهیلات، یک سیستم را مسئول نگهداری برای هر مکان می‌کند. سفارشات کاری از همین روند پیروی می کنند و پیمانکاران تایید شده خدمات را بر اساس استانداردهای خاصی انجام می دهند.
همه درخواست ها، به روز رسانی ها و اسناد در یک مکان باقی می مانند. مدیران می توانند وضعیت شغل، یادداشت های پیمانکار و جزئیات تکمیل را بدون جابجایی بین ابزارها یا اتصال به هر سایت مشاهده کنند.
برنامه های تعمیر و نگهداری نیز از یک برنامه مشترک پیروی می کنند. این به حفظ خدمات ثابت تجهیزات کمک می کند و ردیابی عملکرد را آسان تر می کند مکان های متعدد.
راه اندازی تعمیر و نگهداری متمرکز
در یک مدل متمرکز، بخش تعمیر و نگهداری اصلی بر عملیات تاسیسات نظارت می کند. این گروه برنامه اصلی را تنظیم می کند، درخواست های دریافتی را بررسی می کند و پیمانکاران را تعیین می کند.
سوابق بودجه، تخصیص منابع و انطباق با این بخش باقی می ماند. این امر برنامه ریزی و مدیریت تامین کننده را سازماندهی می کند.
تاریخچه خدمات، جزئیات فاکتور و سوابق دارایی از یک قالب پیروی می کنند تا مدیران بتوانند اطلاعات را بدون ادغام داده ها از منابع مختلف مشاهده کنند.
مزایای مدیریت متمرکز تسهیلات
در اینجا مزایای مدیریت تسهیلات متمرکز وجود دارد:
- تخصیص منابع از همپوشانی پروژه ها و تکالیف تکراری پیمانکاران جلوگیری می کند
- یک بخش پشتیبانی می تواند در مورد قیمت گذاری که به کاهش هزینه های فروشنده کمک می کند، مذاکره کند
- تجزیه و تحلیل داده ها زمانی آسان تر می شود که تمام سوابق خدمات از یک قالب پیروی کنند
- ردیابی ایمنی و انطباق با الزامات کل شرکت سازگار است
- تیم های پشتیبانی از اولویت های مشترک پیروی می کنند که به تعیین اینکه کدام دارایی ها ابتدا نیاز به توجه دارند کمک می کند
این مدل برای سازمان هایی که خواهان هماهنگی نزدیک تر و دید واحدی از فعالیت های تعمیر و نگهداری هستند، به خوبی کار می کند.
معایب مدیریت متمرکز تاسیسات
معایب مدیریت متمرکز تسهیلات عبارتند از:
- درخواست‌ها ممکن است به تأخیر بیفتند زیرا از چندین سطح تأیید می‌گذرند
- تیم های محلی اختیار کمتری برای تنظیم بر اساس نیازهای عملیاتی فوری دارند
- مدیریت شرکت ممکن است دید دقیقی از شرایط موجود در محل که ممکن است بر تصمیمات تأثیر بگذارد نداشته باشد
- کارمندان در واحدهای فردی ممکن است کمتر به نتایج تعمیر و نگهداری علاقه مند شوند
این عوامل می توانند پاسخ سریع را در زمانی که مشکلات نیاز به توجه فوری دارند دشوار کنند.
مدیریت غیرمتمرکز تسهیلات چیست؟
مدیریت غیرمتمرکز تاسیسات به هر مکان مسئولیت نگهداری خود را می دهد. مدیران محلی پیمانکاران را انتخاب می‌کنند، درخواست‌ها را پردازش می‌کنند و اولویت‌ها را بر اساس نیازهای هر تأسیسات تعیین می‌کنند.
این مدل نشان می‌دهد که تعمیر و نگهداری غیرمتمرکز چگونه اولویت‌ها را در هر تأسیسات ارزیابی می‌کند، جایی که تصمیم‌ها به عملیات محلی، تجهیزات و زمان‌بندی بستگی دارد.
این تنظیم ممکن است منجر به پاسخ‌های سریع‌تر شود. مدیران محلی نیازی به تایید یک گروه مرکزی ندارند، بنابراین می توانند مشکلات را در صورت بروز حل کنند.
در عین حال، هر مکان ممکن است از پیمانکاران و فرآیندهای متفاوتی استفاده کند. این می تواند مقایسه نتایج، پیگیری عملکرد و حفظ همان سطح خدمات از یک سایت به سایت دیگر را دشوار کند.
راه اندازی پشتیبانی غیر متمرکز
در یک مدل غیرمتمرکز، هر تاسیسات یا منطقه مسئول تصمیمات تعمیر و نگهداری خود است. مدیران محلی انتخاب پیمانکار، زمان خدمات و ارتباطات را بر اساس نیازهای محلی انجام می دهند.
این به هر سایت مالکیت بیشتری در مورد تعمیرات، روابط فروشنده و مسائل اضطراری می دهد. همچنین زمانی که مدیر از امکانات، تجهیزات و پیمانکارانی که قبلاً در حال استفاده هستند را می‌شناسد، می‌تواند به پاسخ‌های سریع کمک کند.
یک مکان ممکن است سوابق دقیق را حفظ کند و دیگری ممکن است نه. این امر تجزیه و تحلیل داده ها، بررسی هزینه و بررسی انطباق را برای سازمان های بزرگ با چندین سایت دشوارتر می کند.
مزایای مدیریت غیرمتمرکز تسهیلات
مزایای ساختارهای غیرمتمرکز عبارتند از:
- مدیران بدون انتظار برای تایید به مسائل پاسخ می دهند
- تیم های محلی پیمانکارانی را مدیریت می کنند که امکانات و تجهیزات آن را درک می کنند
- هر بخش تعمیر و نگهداری می تواند کار را بر اساس شرایط سایت اولویت بندی کند
- کارکنان مالکیت پروژه ها را در اختیار می گیرند که می تواند عملکرد پروژه را بهبود بخشد
این راه‌اندازی برای سازمان‌هایی که در آن هر مرکز دارایی‌ها یا نیازهای عملیاتی متفاوتی را مدیریت می‌کند، به خوبی کار می‌کند.
معایب مدیریت غیرمتمرکز تسهیلات
رویکردهای غیرمتمرکز می توانند چالش های زیر را ایجاد کنند:
- هزینه ها زمانی افزایش می یابد که ارائه دهندگان، ابزارها و نقش ها مجدداً در سایت ها استفاده شوند
- هماهنگی بین امکانات بدون رویه های مشترک دشوارتر می شود
- هنگامی که سوابق بر اساس مکان متفاوت هستند، تجزیه و تحلیل داده ها به تلاش بیشتری نیاز دارد
- ردیابی انطباق و ایمنی نیاز به نظارت بیشتر بدون سیستم یکپارچه دارد
- اولویت های تعمیر و نگهداری ممکن است متفاوت باشد، که ممکن است منجر به نتایج ناهموار بین تاسیسات شود
این مسائل می تواند هماهنگی را برای سازمان هایی که چندین سایت را مدیریت می کنند دشوارتر کند.
تفاوت های اصلی بین رویکردهای متمرکز و غیر متمرکز
مدل های متمرکز و غیرمتمرکز هزینه ها، پیمانکاران و عملیات روزانه را به طور متفاوتی مدیریت می کنند.
با راه اندازی متمرکز، قیمت گذاری ارائه دهنده و برنامه ریزی خدمات در یک سازمان باقی می ماند و به جلوگیری از هزینه های تکراری کمک می کند. یک مدل غیرمتمرکز این مسئولیت را بر عهده هر تاسیسات قرار می دهد که می تواند هزینه ها را در طول زمان افزایش دهد.
هماهنگی تامین کنندگان نیز در حال تغییر است. سیستم های متمرکز پیمانکاران را از طریق یک فرآیند مشترک منصوب می کنند، در حالی که تنظیمات غیرمتمرکز به مدیران محلی و روابط موجود متکی است.
مشاهده داده ها نیز این دو را از هم جدا می کند. سیستم‌های متمرکز سوابق را در یک مکان نگه می‌دارند، در حالی که تنظیمات غیرمتمرکز اطلاعات را بر اساس مکان ذخیره می‌کنند و گزارش‌دهی را وقت‌گیرتر می‌کنند.
سرعت تصمیم گیری و نتایج خدمات متفاوت است. مدیران محلی در مدل‌های غیرمتمرکز سریع‌تر پاسخ می‌دهند، در حالی که سیستم‌های متمرکز بر حفظ همان سطح عملکرد در بین امکانات تمرکز می‌کنند.
چرا بسیاری از سازمان ها به سمت سیستم های متمرکز حرکت می کنند
همانطور که سازمان ها رشد می کنند و مکان های بیشتری را مدیریت می کنند، حفظ پشتیبانی ثابت بدون یک سیستم مشترک دشوارتر می شود. بسیاری از تیم ها شروع به جستجوی راه هایی برای جمع آوری درخواست ها، فروشندگان و داده ها در یک مکان کرده اند.
سیستم های متمرکز، ابزارهای پراکنده را با یک پلت فرم واحد که درخواست ها، فعالیت های پیمانکار و سوابق خدمات را رسیدگی می کند، جایگزین می کنند. سفارشات کاری از طریق یک سیستم از ارسال تا تکمیل جریان دارد، بنابراین همه افراد درگیر می توانند پیشرفت را بدون جابجایی بین ابزارها پیگیری کنند.
هنرمندان تکالیف را دریافت می‌کنند، عکس‌ها را آپلود می‌کنند و یادداشت‌هایی را مستقیماً به هر کار اضافه می‌کنند. مدیران می‌توانند به‌روزرسانی‌ها را در زمان واقعی مشاهده کنند، که پشتیبانی را در همه مکان‌ها ثابت نگه می‌دارد.
انتخاب تامین کنندگان نیز ساختارمندتر می شود. به جای یافتن پیمانکاران به صورت جداگانه در هر سایت، تیم ها می توانند به شبکه ای مستقر که از استانداردهای یکسانی پیروی می کند، تکیه کنند.
با همه سوابق ذخیره شده در یک مکان، می توانید تاریخچه خدمات را مشاهده کنید، عملکرد پیمانکار را نظارت کنید و عملیات روزانه را در هر مرکز سازماندهی کنید.
مدیریت متمرکز تسهیلات با Trillium
تریلیوم متمرکز کردن مدیریت نگهداری تاسیسات با اتصال درخواست ها، پیمانکاران و خدمات ردیابی در یک سیستم.
درخواستی ارسال کنید و Trillium بر اساس تجارت و مکان، پیمانکاران بررسی شده را تعیین می کند.
با پیشرفت کار، هنرمندان عکس ها و یادداشت ها را برای هر اثر آپلود می کنند. می‌توانید وضعیت هر سفارش کاری را بررسی کنید، به‌روزرسانی‌های سرویس را بررسی کنید، و تکمیل را بدون اتصال به هیچ امکاناتی تأیید کنید.
تریلیوم همچنین اسناد تامین کننده، سوابق انطباق و بررسی فاکتورها را قبل از بستن درخواست مدیریت می کند. این امر خطر گم شدن اسناد را کاهش می دهد و سابقه خدمات کاملی را برای هر کار حفظ می کند.
نگهداری پیشگیرانه و تعمیرات اضطراری فرآیند یکسانی را دنبال می کند و با نیازهای خاص هر یک از تاسیسات تطبیق می یابد.
یک نسخه نمایشی با Trillium رزرو کنید تا ببینید که چگونه یک راه حل می تواند به مدیریت پیمانکاران و حفظ برنامه تعمیر و نگهداری کمک کند!
سوالات متداول مدیریت تسهیلات متمرکز در مقابل غیرمتمرکز
وقتی صحبت از مدیریت امکانات می شود، بهتر است متمرکز باشد یا غیرمتمرکز؟
این بستگی به نحوه مدیریت نگهداری و عملیات کسب و کار دارد. سیستم های متمرکز کنترل و سازگاری بیشتری را ارائه می دهند، در حالی که مدل های غیرمتمرکز به هر مکان انعطاف بیشتری برای رسیدگی به مسائل در محل می دهند.
نمونه ای از سیستم متمرکز و غیر متمرکز چیست؟
سیستم متمرکز از یک پلت فرم برای مدیریت درخواست های تعمیر و نگهداری، پیمانکاران و سوابق برای هر مکان استفاده می کند. در مقابل، یک سیستم غیرمتمرکز به هر سایت اجازه می دهد تا به طور مستقل عمل کند، بنابراین یک مرکز می تواند از فروشندگان و فرآیندهای خود استفاده کند.
چه کسی از تمرکز سود می برد؟
متمرکزسازی به کسب و کارهایی با مکان های متعددی که می خواهند راه کارآمدتری برای مدیریت پیمانکاران، پیگیری خدمات و اعمال استانداردهای تعمیر و نگهداری یکسان برای هر سایت دارند، سود می رساند.
